De digitale leeromgeving (DLO) van de Radboud Universiteit bestaat uit Brightspace én de aan Brightspace gekoppelde applicaties (bijvoorbeeld: H5P, Kaltura, Pitch2Peer, Traintool, Ouriginal, Virtual Classroom, Readspeaker, ePortfolio). Daarnaast behoren de stand alone tools Weblectures en SOWISO bij de DLO.
Alle DLO applicaties zijn SaaS (Software as a Service) oplossingen. Dit houdt in dat de RU de software inhuurt als een dienst van een externe leverancier. Deze dienst is voor alle wereldwijde afnemers gelijk.
Hoe vaak en wanneer wordt de DLO geüpdatet?
De meeste DLO applicaties worden regelmatig geüpdatet. De planning hiervan ligt bij de leveranciers. De updates worden maandelijks doorgevoerd in de DLO.
Vaak merken gebruikers van de software niets van deze updates, maar soms heeft dit wel gevolgen. Een tool doet het even niet of functionaliteiten zijn veranderd.
Bij de RU worden de updates van de diverse DLO applicaties bijgehouden door het team functioneel beheer DLO. Zij hebben voor het beoordelen, testen en eventueel doorvoeren van veranderingen in de applicaties een wijzigingenproces. Naast updates vanuit de leverancier worden ook wijzigingsverzoeken vanuit de faculteiten en profitcenters in dit proces meegenomen.
In het wijzigingenproces wordt FB DLO ondersteund door een key user uit iedere faculteit en ieder profit center. De key user is de schakel tussen functioneel beheer DLO en de faculteiten en profit centers. Zij geven advies aan functioneel beheer met kennis uit de praktijk en geven antwoord op vragen over de wenselijkheid van wijzigingen op de diverse faculteiten en profit centers
Iedere maand worden de voor docenten relevante wijzigingen gecommuniceerd via What’s new.
Wat kan je doen als je een wijzigingsverzoek (wens) hebt voor een functionaliteit in een applicatie?
- Beschrijf je wens zo goed mogelijk, bij voorkeur met voorbeelden uit de praktijk.
- Neem contact op met de ICTO ondersteuners op de faculteit (TIP) of profit center en leg hen de wens voor. Zij zullen je helpen om de wens via een workaround op te lossen. Als dat geen optie is, nemen zij contact op met de key user. In de praktijk is de key user vaak iemand die ook als TIPper werkzaam is.
De key user brengt de wens in in het wijzigingenproces.
Daar wordt de wens besproken met de andere key users en functioneel beheer DLO:
- Hoe denken andere faculteiten over deze wijziging?
- Heeft de wijziging gevolgen voor andere onderdelen van de DLO?
- Zijn er nog meer gebruikers met dit verzoek?
- Begrijpen de andere key users dit verzoek?
- Zijn er tegenargumenten voor dit verzoek?
- Wat zijn belangrijke onderdelen om rekening mee te houden?
Functioneel beheer DLO beoordeelt of zij de wens zelf (gedeeltelijk) kunnen uitvoeren doormiddel van het aanpassen van de beschikbare instellingen in de tool. Indien dit niet mogelijk is geven zij de wens door aan de leverancier. FB DLO registreert de wens in de Wensenlijst, waar de voortgang wordt bijgehouden. De key users en medewerkers van de TIP op de faculteit hebben toegang tot deze wensenlijst.
Of een wens wordt opgepakt en uitgevoerd door de leverancier is onzeker. De RU heeft, vanwege het SaaS model, erg weinig invloed op de ontwikkeling van de applicaties. Een wens van de RU kan immers voor een andere klant van de leverancier helemaal niet wenselijk zijn.