Via intelligent agents kun je aan de hand van bepaalde criteria automatisch e-mails laten versturen naar studenten. Ze werken goed met release conditions, maar kennen nog enkele andere opties. Je kunt bijvoorbeeld ook een automatische e-mail sturen als:

• een student voor een bepaalde periode niet in je cursus in Brightspace is geweest;
• een student voor een bepaalde periode geen activiteit heeft ondernomen in je cursus;
• je studenten een paar dagen voor een deadline een reminder wilt sturen.

Intelligent agents versturen e-mails via eerder bepaalde e-mailadressen of via replace strings. Hierbij kun je instellen dat je de intelligent agent handmatig aanzet, of dat deze automatisch werkt. NB: als je instelt dat de intelligent automatisch werkt, gebeurt dit 's avonds om 20:00 uur.

1. Gebruik intelligent agents alleen voor belangrijke zaken. Als studenten veel e-mails en/of veel herhalende e-mails krijgen, zijn zij minder geneigd deze nog aandachtig te bekijken. Bedenk daarom of er een andere manier is waarop je beter kunt communiceren:
   • Notification
   • Announcement
   • Persoonlijke e-mail
   • Discussion
2. Hoe groter de groep studenten, hoe groter de meerwaarde van intelligent agents.
3. Als docent zie je als enige de naam en beschrijving van de intelligent agent (studenten zien deze dus niet):
   • Kies een logische naamgeving. Je kunt ook nummeren.
   • Kies een logische beschrijving, bijvoorbeeld: wanneer, naar wie en waarom verstuurt deze intelligent agent een e-mail?
4. Bedenk van tevoren of de intelligent agent automatisch evalueert of dat jij de controle houdt door dit handmatig te doen.
5. Bedenk van tevoren wie de e-mail krijgt: de student, jij of beide:
   • Als je veel e-mails verwacht, stel dan in je inbox een regel in om de e-mails van de intelligent agent direct in een aparte map te plaatsen.
   • Studenten kunnen de e-mail van de intelligent agent beantwoorden. Onder Settings kun je de naam en het e-mailadres van de afzender invullen.
   • Je kunt voor elke intelligent agent zien naar wie e-mails zijn verstuurd via View History.
6. Bij het exporteren van een cursus komt de intelligent agent niet mee.
7. Bij het kopiëren van een intelligent agent naar een andere cursus moet je de settings opnieuw instellen. Ook moet je de intelligent agent opnieuw activeren.

Hieronder zie je zes situaties waarin je intelligent agents kunt inzetten. Het eerste voorbeeld is uitgewerkt. Het volledige stappenplan om een intelligent agent aan te maken, vind je in het artikel Hoe maak ik een Intelligent Agent en hoe test ik ze?

Voorbeeld 1: Geen activiteit in cursus

• Waarom: om te zien of studenten activiteiten in je cursus uitvoeren.
• Wanneer: wekelijks, of per werkweek (of minder vaak, maar liever niet vaker. Te veel e-mails werken immers averechts).
• Hoe: selecteer onder Criteria de optie User has not accessed course for at least (bijvoorbeeld) 5 dagen.
• Wat: de intelligent agent verstuurt een e-mail naar jezelf of naar de student als ze voor de ingestelde periode niet in de cursus zijn geweest.

1. Vink onder Course Activity de volgende optie aan: Take action when the following course activity criteria are satisfied.
2. Selecteer User has not accessed course for at least en vul het aantal dagen in.

Voorbeeld 2: Welkom

• Waarom: om nieuwe studenten welkom te heten na hun eerste sessie in de cursus en eventueel extra informatie te sturen.
• Wanneer: dagelijks, gedurende de eerste twee weken van het semester.
• Hoe: selecteer User has accessed course during the past 1 day(s).
• Wat: de intelligent agent verstuurt een e-mail als een student voor het eerst in de cursus komt.

Voorbeeld 3: Eerste week gemist

• Waarom: Om studenten die in de eerste week niet zijn geweest helpen herinneren dat ze kunnen achterlopen.
• Wanneer: Aan het einde van de eerste collegeweek.
• Hoe: Selecteer User has not accessed course for at least 5 day(s).
• Wat: Verstuurt een e-mail naar de student als deze in de eerste week niet in de cursus is geweest (CC jezelf om op de hoogte te blijven).

Voorbeeld 4: Succesvolle afronding van de activiteiten van de eerste week

• Waarom: om studenten gerust te stellen dat ze alle activiteiten van de eerste week hebben afgerond en hen aan te moedigen zo door te blijven gaan.
• Wanneer: als de student alle activiteiten van de eerste week heeft afgerond.
• Hoe: door middel van release conditions (wanneer een student alle activiteiten heeft afgerond).
• Wat: de intelligent agent stuurt een e-mail naar de student wanneer deze aan de release conditions voldoet (CC jezelf om op de hoogte te blijven).

Voorbeeld 5: Lage score bij quiz

• Waarom: om studenten aan te moedigen hun punt te verbeteren na het behalen van een lage score.
• Wanneer: binnen 24 uur na het beoordelen van een quiz.
• Hoe: door middel van release conditions (wanneer een student een minder dan een bepaalde score behaalt voor een specifieke quiz).
• Wat: de intelligent agent verstuurt een e-mail naar de student met aanmoediging en suggesties om de volgende quiz beter te maken.

Voorbeeld 6: Verbeterde quizscore

• Waarom: om studenten te feliciteren met een verbeterde score bij twee quizzen.
• Wanneer: binnen 24 uur na het beoordelen van de tweede quiz.
• Hoe: door middel van twee release conditions (wanneer een student lager dan een bepaalde score voor de eerste quiz behaalde en hoger dan een bepaalde score voor de tweede quiz).
• Wat: de intelligent agent stuurt een e-mail naar de student met een aanmoediging om zo door te gaan.