Accounts worden in Brightspace aangemaakt door een koppeling met het IDM (identity management) systeem van de RU. Bij sommige soorten accounts gaat dit helemaal automatisch en bij sommige soorten moeten hier bepaalde handelingen voor worden verricht. In deze handleiding wordt per soort account een uitleg gegeven. In alle gevallen is een voorwaarde dat de gebruiker zijn/haar account heeft geactiveerd en een wachtwoord heeft ingesteld. Daarnaast is in alle gevallen een voorwaarde dat iemand 'actief' is bij de RU. Dit kan zijn dat iemand hier nu studeert of dat een medewerker werkzaam is voor de RU. Is iemand niet meer actief bij de RU dan wordt ook het account in Brightspace automatisch inactief gemaakt.
S-account
De S-nummers van studenten worden volledig automatisch aangemaakt. Zodra een student een actiefcode 3,4 of 7 voor zijn/haar inschrijving op de opleiding in OSIRIS wordt de student in de nacht via RBS naar IDM gestuurd. IDM stuurt het S-nummer bij ontvangst vervolgens direct door naar Brightspace.
Als een student vandaag actief wordt in OSIRIS, is die student dus morgen pas actief in IDM en daarmee ook pas morgen actief in Brightspace.
Als een student zijn/haar account nog niet heeft geactiveerd binnen IDM zal het S-nummer account met de status inactief aangemaakt worden in Brightspace. De student kan dan ook nog niet inloggen in Brightspace. Zodra de student zijn/haar account activeert wordt dit doorgegeven vanuit IDM aan Brightspace en wordt het account in Brightspace geactiveerd.
Als PhD'ers naast hun werkzaamheden voor de RU ook cursussen volgen die in OSIRIS zijn geadministreerd, dan dient de student ingeschreven te worden in de niet-CROHO module in OSIRIS zodat de PhD'er een S-nummer krijgt. De PhD'er kan vervolgens in OSIRIS gekoppeld worden aan de betreffende cursussen zodat deze ook automatisch naar Brightspace doorkomen.
Er zijn PhD’ers die naast het volgen van cursussen ook zelf cursussen verzorgen. Als zij al in het bezit zijn van een U-nummer, dan gelden dezelfde regels als voor het toevoegen van een docent, via de OSIRIS-beheerder dus. Hebben zij geen U-nummer, dan gelden dezelfde regels als bij medewerkers met een E-account, oftewel deze dient te worden aangemaakt door de facultaire RBS-beheerder. Zodra het E-account (door de medewerker zelf) geactiveerd is voor Brightspace, kan deze door de OSIRIS-beheerder als docent aan de betreffende cursus worden toegevoegd.
U-account
Medewerkers met een actief dienstverband komen in aanmerking voor een account in Brightspace. Naast de algemene voorwaarde dat het account van de medewerker geactiveerd (en voorzien van een wachtwoord) moet zijn, geldt dat de medewerker een verzoek moet indienen voor toegang tot Brightspace via de ICT shop van de RU. Hoe een medewerker dit kan doen is hier te lezen. Dit verzoek kan uitsluitend door de medewerker zelf ingediend worden. Na het doen van het verzoek stuurt IDM binnen een kwartier een bericht naar Brightspace voor het aanmaken en activeren van het Brightspace account.
Voor gastdocenten geldt dat zij over het algemeen al een U-nummer hebben. Hiervoor gelden dan dezelfde regels als voor het toevoegen van docenten. Mocht de gastdocent om wat voor reden geen U-nummer hebben, dan geldt dat er een E-nummer moet worden aangemaakt door de facultaire RBS-beheerder. Na activering (door de medewerker zelf) voor Brightspace, kan het E-account via de OSIRIS-beheerder als docent aan de betreffende cursus worden toegevoegd.
Z-account
Medewerkers van het RUMC krijgen bij het RUMC een Z account. Alle Z accounts worden automatisch gesynchroniseerd van de RUMC systemen naar RBS van de RU. Indien een medewerker van het RUMC een account in Brightspace moet krijgen moet in RBS, door de facultaire ICTO ondersteuner, het 'LDAP account' vinkje aangezet worden. Binnen een uur wordt het account dan naar IDM gestuurd waarna direct het account in Brightspace aangemaakt wordt. Voor Z accounts speelt de ICT shop van de RU geen rol.
Medewerkers met een E-account
Externe medewerkers krijgen een E-account op de RU. Het aanmaken van E-nummers wordt gedaan door decentrale RBS beheerders. Wie bij jouw faculteit of afdeling decentrale RBS beheerder is lees je hier. Na het aanmaken stuurt RBS binnen een uur het E-account naar IDM. Nadat het account in IDM bekend is moet de betreffende externe medewerker, net zoals een interne medewerker met een U-account, een verzoek indienen voor toegang tot Brightspace via de ICT shop van de RU. Hoe een medewerker dit kan doen is hier te lezen. Dit verzoek kan uitsluitend door de medewerker zelf ingediend worden. Na het doen van het verzoek stuurt IDM binnen een kwartier een bericht naar Brightspace voor het aanmaken en activeren van het Brightspace account.
Studenten met een E-account
Studenten/Cursisten die niet via OSIRIS ingeschreven staan bij de RU krijgen een E-nummer. Om te zorgen dat deze E-nummers ook in Brightspace terecht komen moet het vinkje 'LDAP account' aangevinkt worden bij het aanmaken van het E-nummer in RBS. Het aanmaken van E-nummers wordt gedaan door decentrale RBS beheerders. Wie bij jouw faculteit of afdeling decentrale RBS beheerder is lees je hier. Daarnaast geldt de algemene voorwaarde dat het account geactiveerd moet zijn door de student/cursist.
Let op: op het moment dat een E-account wordt aangemaakt (of het vinkje 'LDAP account' wordt gezet) in RBS duurt het maximaal een uur voordat het E-account in IDM bekend is. De overige benoemde stappen werken met een (near) realtime koppeling waardoor wijzigingen binnen een kwartier doorgevoerd worden.
F-account
Het gebruik van F-accounts wordt afgebouwd op de RU. In Brightspace worden F-accounts dan ook niet ondersteund.