Inleiding
In deze handleiding staat uitgelegd hoe key-users gebruik kunnen maken van TOPdesk om de voortgang van wijzigingen van de Digitale Leer Omgeving (DLO) te volgen.
De bedoeling van het wijzigingen overzicht is om inzicht te krijgen in welke wijzigingen er zijn en welke wijzigingen betrekking hebben op jouw gebied van aandacht. Als vanuit het key-useroverleg gevraagd wordt om iets te testen of uit te zoeken, dan is het terug te vinden in deze lijst.
Om de TOPdesk-omgeving goed te kunnen gebruiken, zijn er een aantal handelingen nodig om het overzicht over de wijzigingen in te richten. Hieronder staat uitgelegd hoe je dat het beste kunt doen.
Als key-user heb je leesrechten op iedere wijziging.
Inrichten TOPdesk
Ga naar https://topdesk.ru.nl en log in als behandelaar.
Selecties toevoegen aan TOPdesk-dashboard
Om in TOPdesk overzicht te krijgen over de voortgang van wijzigingen, of inzicht in afgeronde wijzigingen, voeg dan voorgedefinieerde selectie(s) toe. Dat doe je als volgt:
- Klik op het dashboardicoontje.
- Klik in een widget op het potloodje rechtsboven.
- Of maak een nieuwe widget op het dashboard. Klik dan rechtsboven ‘Voeg widget toe’ en kies in het nieuwe venster voor ‘Selecties, Rapporten en Snelkoppelingen’.
- Vul bij Titel een pakkende titel in.
- Kies bij Soort Selecties.
- Kies bij Module Wijzigingenbeheer.
- Zoek tussen de lijst met selecties naar:
- FB-DLO-Key user: Alle openstaande wijzigingen
- FB-DLO-Key user: Alle wijzigingen
- FB-DLO-Key user: Wijzigingen op basis van Release-Nummer
- FB-DLO-Key user: Wijzigingen op basis van de Fase - Klik op het pijltje naar rechts om de gedefinieerde selecties toe te voegen aan het vak Wel tonen.
- Klik op het pijltje omhoog of omlaag om de getoonde volgorde van de selecties in de widget te bepalen.
- Klik op OK. De selecties staan nu op het dashboard.
Voor de meeste Key-users zal het voldoende zijn om alleen de selectie: FB-DLO-Key user: Wijzigingen op basis van de Fase te gebruiken.
Klik op de betreffende selectie. Je kunt nu een keuze maken welke fase je wilt gebruiken om wijzigingen te filteren.
Voor key users is dat: 2.2 Voorleggen aan Key-user opverleg.
Nadat je een selectie hebt gekozen krijg je een overzicht van de wijzigingen die aan de voorwaarden van de selectie voldoen. De weergave en de volgorde van de kolommen gelden alleen voor de betreffende selectie en zijn persoonlijk. Je moet dus voor iedere selectie zelf de kolommen en volgorde indelen. De gekozen kolommen en volgorde blijven behouden voor een volgende sessie.
Hieronder een overzicht van de meest uitgebreide set van kolommen die voor het DLO van nut zijn in een bruikbare volgorde:
- Soort wijziging
- Afhandelingsstatus
- Datum / tijd van aanmaak
- Wijzigingsnummer
- Release nummer
- Categorie
- Subcategorie
- Soort (DLO)
- Fase (DLO)
- Naam aanmelder
- Behandelaar (Eenvoudige wijziging)
- Coördinator
- Impact op gebruikers (DLO)
- Impact op IT RU (DLO)
Om de volgorde van de kolommen in de gekozen selectie overzicht aan te passen klik je eerst op het tandwieltje rechtsbovenin.
- Voeg door middel van de pijltjes kolommen toe en haal overbodoge kolommen weg. (zie de lijst met gewenste kolomnamen hierboven.
- Wijzig de volgorde van kolommen door middel van de pijltjes naar boven of beneden te klikken
- Voeg onderin de kolommen Aanvraag, Actie, Bijlagen toe.
- Zet ze in deze volgorde neer. Deze kolommen zie je terug onder het overzicht van wijzigingen van de gekozen selectie. Zodra je een wijziging in de lijst selecteerd, zie je eronder meteen wat de originele aanvraag is met de laatste actie en of er bijlagen bij zitten.
- Kies voor oplsaan.
Het is ook mogelijk om na het opslaan van de kolomvolgorde in het wijzigingenoverzicht door middel van slepen van de kolomtitel de kolommen op een gewenste plek te zetten.
Uitleg van het tabblad Algemeen
- Wijzigingsnummer.
- Naam van de aanmelder (in het geval van een Brightspace release wijziging is dit een naam van iemand van FB-DLO.
- Gegevens over de korte omschrijving, categorie en subcategorie.
- Bij ‘planning’ staan gegevens waar we (nog) niets mee doen.
- Hier staat op welke naam de wijziging op dat moment staat. Dat zal in bijna alle gevallen iemand van FB-DLO zijn.
- De wijziging uitgeschreven.
- Veld waar uitgevoerde acties in opgeschreven kunnen worden. Laatste toevoeging staat bovenaan.
- Deze gegevens worden door FB-DLO ingevuld tijdens de levensloop van de wijziging indien nodig.
Configuratie: hier staan welke configuratievariabelen gebruikt zijn.
Actie na release: hier staan acties die nodig zijn nadat de release op de productieomgeving geïnstalleerd is.
Notitie FB: hier staan opmerkingen die van belang zijn voor FB-DLO.
Besluit + Reden: hier staan besluiten met de bijbehorende redenen.
Uitleg van het tabblad Extra
Om Topdesk te kunnen gebruiken in het bestaande wijzigingenproces van FB DLO is er een tabblad 'Extra' toegevoegd om gegevens vast te kunnen leggen die noodzakelijk zijn. Hieronder een uitleg van wat er op deze pagina staat en wat het betekent.
‘Impact op gebruikers’
Op het tabblad ‘Extra’ staat ‘Impact op gebruikers in BS’. Dit bestaat uit drie niveaus: Hoog, Middel of Laag (zie Tabel 1). Bij het classificeren van de wijzigingsaanvraag wordt een inschatting gemaakt van de impact van de wijziging op de gebruikers in Brightspace.
| Waarde | Omschrijving | Actie |
|---|---|---|
| Hoog | De wijziging heeft aanzienlijke gevolgen voor de gebruikers in Brightspace. Alle of bijna alle gebruikers worden geraakt door de wijziging of er zijn aanzienlijke personele middelen nodig. | De wijziging wordt voorgelegd aan de changemanager. Deze beslist wat er met de wijzigingsaanvraag moet gebeuren. |
| Middel | De wijziging heeft een duidelijke impact op een groep gebruikers in Brightspace. | In overleg met de key-users en de changemanager wordt er een beslissing genomen |
| Laag | Gebruikers ondervinden geen hinder van de wijziging. | FB-DLO voert de wijziging door. De key-users worden geïnformeerd. |
Tabel 1: Impact op gebruikers
‘Impact op de RU IT’
Op het tabblad ‘extra’ staat ‘Impact op de RU IT’. Dit bestaat uit drie niveaus: Hoog, Middel of Laag (zie Tabel 2). Bij het classificeren van de wijzigingsaanvraag wordt een inschatting gemaakt van de impact van de wijziging op de gebruikers op de IT-omgeving van de Radboud Universiteit. Als de wijziging een hoge impact heeft op de IT-omgeving van de Radboud Universiteit, moet dit bij de Change Advisory Board (KernCAB) bij ILS gemeld worden.
| Waarde | Omschrijving | Actie |
|---|---|---|
| Hoog | De wijziging heeft aanzienlijke gevolgen voor de IT-infrastructuur van de Radboud Universiteit. Alle of bijna alle gebruikers worden geraakt door de wijziging of er zijn aanzienlijke personele of technische middelen nodig. | De wijziging wordt voorgelegd aan het KernCAB. Deze beslist wat er met de wijzigingsaanvraag moet gebeuren. |
| Middel | De wijziging heeft een duidelijke impact op de IT-infrastructuur van de Radboud Universiteit. | In overleg met de KernCAB, FB-DLO en de Changemanager wordt er een beslissing genomen. |
| Laag | Er is geen impact op de IT-infrastructuur van de Radboud Universiteit. | FB-DLO voert de wijziging door. De key-users worden geïnformeerd. |
Tabel 2: Impact op de RU IT
‘Soort’ wijziging
In het wijzigingensjabloon staat op het tabblad ‘Extra’ het onderdeel ‘Soort’. Tijdens het bekijken van de wijzigingen kun je hier zien welke mogelijkheden er zijn:
- Wijzigingsverzoek
- In beheername software
- Configuratie aanpassen
- Wijziging D2L
- Fix D2L
- Wijziging andere tool
- Wijziging BS-koppeling
- Wijziging gekoppeld systeem
Hieronder staat uitgelegd voor welke situatie een bepaald wijzigingstype is gekozen.
Wijzigingsverzoek: Als de aanvraag uit de gebruikersorganisatie komt. Bijvoorbeeld van een key-user.
In beheername software: Als het gaat om de implementatie van een nieuwe tool in de Digitale Leer Omgeving.
Configuratie aanpassen: Als de wijziging alleen te maken heeft met een aanpassing van de configuratie van een applicatie die niet Brightspace is.
Wijziging D2L: Een wijziging die via de reguliere, maandelijkse release van D2L in de releasenotes staat en die voor de Radboud Universiteit van belang is.
Fix D2L: Een wijzigingsaankondiging vanuit D2L die buiten de reguliere, maandelijkse release wordt doorgevoerd door D2L.
Wijziging andere tool: Een wijzigingsaankondiging van een leverancier anders dan D2L.
Wijziging BS-koppeling: Een wijziging die te maken heeft met de koppelingen tussen Brightspace en de Broker; VIA.
Wijziging gekoppeld systeem: Een wijziging die te maken heeft met de koppelingen van een applicatie anders dan Brightspace.
‘Releasenummer’
Iedere maand wordt er een release uitgevoerd waarin alle wijzigingen op die dag worden doorgevoerd die hetzelfde releasenummer hebben.
‘Fase’ in een wijziging (statussen)
De fases veranderen naarmate de wijziging behandeld wordt. Hieronder staan de fasen en wat ze betekenen:
0. Nieuw = Als een wijzigingsaanvraag wordt aangemaakt, dan staat standaard de status op ‘Nieuw’.
1. Registreren en valideren = Hier worden alle gegevens ingevuld en gecontroleerd op volledigheid. (In de praktijk wordt deze status niet gebruikt.)
2. Classificeren
2.1 Voorleggen aan FB = Als er input van het hele FB-DLO team gewenst is, bijvoorbeeld om meningen te inventariseren.
2.2 Voorleggen aan key-useroverleg = Als er input van key-users gewenst is of als de key-users geïnformeerd moeten worden over een op handen zijnde wijziging.
2.3 Voorleggen aan MESA
2.4 Voorleggen aan domeineigenaar (in de praktijk wordt deze status niet gebruikt)
2.5 Voorleggen aan IM (In de praktijk wordt deze status nauwelijks gebruikt)
3. Specificeren = Beschrijvingen verduidelijken, volledig maken, wachten op aanvullende informatie.
4. Testen = Controleren of de wijziging werkt zoals beschreven in de criteria.
5. Besluiten
5.2. Advies vragen aan key-user overleg = Als de key-users moeten beslissen.
5.3. Advies vragen aan MESA = Als het MESA moet beslissen.
5.4. Advies vragen aan domeineigenaar (in de praktijk wordt deze status niet gebruikt).
6. Gereedmaken documentatie = Als het handleidingenteam aan de slag moet.
7. Geweigerd = Wordt niet doorgevoerd, omdat…
8. Roadmap = Dingen die we willen uitzoeken, of die nog in ontwikkeling zijn bij de leverancier.
9. Uitgesteld = Gaan we wel doen, maar niet nu. Hier staat ook de reden waarom.
10. Klaar voor release = Alles staat klaar om de wijziging uit te voeren op een bepaalde datum.
10.1. Actie tijdens release =Als er na meteen de release nog zaken geconfigureerd moeten worden.
11. Released = De wijziging is doorgevoerd.
12. Wachten op beleid = Als er beleid nodig is om de wijziging uit te voeren.
13. Gestopt = Als de wijziging niet uitgevoerd gaat worden. De reden staat dan in de wijziging genoemd.