Indien de bijlage op één pagina past of maar voor een beperkt aantal studenten nodig is dan gaat de voorkeur naar het uitprinten van de bijlage en deze via e-support / surveillanten te verspreiden onder de studenten. Deze optie geeft het minst onrust, is snel te realiseren en de studenten kunnen rustig verder werken.
Zodra E-support tijdens de toets (meerdere) vragen op de chat ontvangt dat er wellicht een bijlage bij een vraag of bij de hele toets ontbreekt, dan nemen zij contact op met de FCDT’er van dienst.
De FCDT’er onderzoekt of dit klopt en bepaalt vervolgens de impact van ontbreken van de PDF. Bijvoorbeeld of het een bijlage is van één van de 60 meerkeuzen vragen of een onmisbare bijlage voor meerdere vragen/hele toets.
Er zijn dan 3 opties om de toets te vervolgen:
- De toets wordt niet onderbroken en achteraf wordt met de docent besproken dat er bij een vraag, of hele toets, een bijlage ontbrak.
- De PDF aan E-support aanleveren en deze door hen laten printen om uit te delen bij de toets.
- De PDF via de Welkomspagina aanbieden door het plaatsen van de PDF WDT link.
(2) Werkwijze via E-support
Indien je alsnog de PDF wilt aanbieden op papier aan de kandidaten kan dit via E-support. Overleg met hen of het logistiek haalbaar is om, afhankelijk van de grootte, de PDF te printen en verspreiden (aantal kandidaten versus grootte PDF). Blijkt het printen niet haalbaar dan is er nog een mogelijk om de PDF aan te bieden via de Cirrus.
(3) Oplossing via Welkomspagina Cirrus
FCDT informeert E-support dat de PDF via Cirrus wordt aangeboden.
*Hier is wel een reboot van de PC’s voor nodig omdat de kandidaten opnieuw moeten inloggen.
Voor onderstaande opties geldt in ieder geval:
> Ga naar de WDT, upload de PDF en genereer een link
> Plak deze link in de Welkomspagina van de toets die het betreft (vergeet niet om de Welkomspagina op te slaan zodat de wijziging wordt doorgevoerd in de lopende toets)
Overleg met E-support wat verder de aanpak gaat worden. De 2 mogelijkheden zijn:
Pushbericht
- Je kunt via een Pushbericht in Cirrus (via toezichtshoudersscherm) aan alle kandidaten tegelijk laten weten dat ze moeten stoppen met werken (omdat er een PDF ontbreekt en wordt toegevoegd) en wachten op instructies van E-support
- E-support instrueert en ondersteunt de kandidaten met het opnieuw opstarten van de PC, eventueel inloggen en het verder gaan met de toets
Pauzeren
- Je kunt de toets Pauzeren in Cirrus (via toezichtshoudersscherm). Voordeel hiervan is dat een kandidaat niet per ongeluk de toets inlevert omdat het scherm bevriest. Dat is niet het geval bij een Pushbericht omdat die wegklikbaar is.
(Nadeel is dat als de toets gepauzeerd is je geen Pushbericht met instructie en informatie meer kunt sturen over waarom de toets is gepauzeerd. Stem dan met E-support de timing af zodat de informatie direct na het pauzeren wordt omgeroepen in de zaal) - E-support instrueert en ondersteunt de kandidaten met het opnieuw opstarten van de PC, eventueel inloggen en het verder gaan met de toets
- Haal de toets van Pauze af
Mogelijkheden (2) en (3) zullen leiden tot een onderbreking en daarmee tijdsverlies. Bepaal óf en hoeveel extra tijd wordt toegekend en dan wordt dit in overleg met de (hoofd) surveillant gecommuniceerd.